Was ist Online-Proofing?
Online-Proofing ist die Abstimmung und Freigabe von Entwürfen wie Layouts, PDFs, Bildern oder Videos in einer webbasierten Plattform: Alle Beteiligten kommentieren direkt an der Datei, neue Fassungen werden als Versionen abgelegt und die Freigabe wird mit Zeitstempel dokumentiert. Es ersetzt verstreutes Feedback per E-Mail, PDF-Anmerkungen und Chatnachrichten.
Stand:
Definition
Online-Proofing (auch Online-Korrekturabzug oder digitaler Freigabeprozess) bezeichnet das Prüfen, Kommentieren und Freigeben von Entwürfen in einer webbasierten Anwendung. Der Begriff stammt aus der Druckvorstufe, wo der „Proof“ der verbindliche Korrekturabzug vor dem Druck war. Heute umfasst Online-Proofing alle Dateien, die abgestimmt werden müssen: Layouts, Anzeigen, Verpackungen, Präsentationen, Fotos, Social-Media-Inhalte, Websites, Videos und Audiodateien.
So läuft Online-Proofing ab
- Datei hochladen: Der Entwurf wird in der Proofing-Plattform abgelegt.
- Freigabe anfordern: Die Datei wird per Link mit den zuständigen Personen geteilt – intern oder mit dem Kunden.
- Direkt an der Datei kommentieren: Feedback wird an die konkrete Stelle geheftet, etwa auf eine Bildposition, eine PDF-Seite oder einen Timecode im Video.
- Neue Version hochladen: Die korrigierte Fassung liegt an derselben Datei; frühere Stände bleiben einsehbar.
- Freigabe dokumentieren: Die Freigebenden setzen den Status „Freigegeben“; Änderungswünsche bleiben Kommentare an der Datei. Wer wann welche Version freigegeben hat, bleibt nachvollziehbar.
Unterschied zu Feedback per E-Mail
| Aspekt | Feedback per E-Mail | Online-Proofing |
|---|---|---|
| Ort des Feedbacks | verteilt auf Mails, Chats, PDF-Anhänge | an einem Ort, direkt an der Datei |
| Bezug zur Stelle | Beschreibung in Worten („oben links“) | Markierung an der konkreten Position |
| Versionen | Dateinamen wie „final_v3_neu.pdf“ | Versionen an derselben Datei |
| Freigabe | Mail mit „passt so“ | Status mit Zeitstempel und Person |
| Überblick | muss manuell zusammengetragen werden | offene und erledigte Kommentare sichtbar |
Wer Online-Proofing nutzt
- Agenturen, die Entwürfe mit Kunden abstimmen.
- Inhouse-Marketing- und Kreativteams mit mehreren Freigabestufen.
- Freelancer, die professionell und nachvollziehbar mit Kunden arbeiten wollen.
- Fotografinnen und Fotografen, die Kunden Bildgalerien per Link zum Bewerten und Kommentieren schicken.
- Social-Media-Teams, die Posts und Videos vor der Veröffentlichung freigeben lassen.
- Druckvorstufe und Verpackungsdesign, wo eine dokumentierte Freigabe vor dem Druck nötig ist.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
- Zugang für Kunden: Müssen Externe ein Konto anlegen oder reicht ein Link?
- Dateitypen: Werden alle Formate unterstützt, die du abstimmst – PDF, Bild, Video, Audio, Website?
- Dokumentation: Werden Kommentare, Versionen und Freigaben protokolliert?
- Datenschutz: Wo werden die Daten gespeichert, welche Dienstleister verarbeiten sie, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
- Preismodell: Kosten zusätzliche Reviewer oder Gäste extra?
Wie draftgo Online-Proofing umsetzt
draftgo ist eine Online-Proofing-Plattform der Mai Ventures GmbH und der pacutec UG (haftungsbeschränkt) aus Stockach. Gespeicherte Daten (Datenbank und Dateien) liegen auf EU-Servern im Rechenzentrum Frankfurt; jeder Kunde erhält einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Freigaberunden heißen in draftgo „Schleifen“: Ihre Freigebenden gelten für die ganze Schleife, in einem Projekt ohne Schleifen legst du sie je Datei fest. Kunden und externe Reviewer arbeiten per Gastlink ohne Konto mit. Kommentare lassen sich auf Bildern pixelgenau, auf PDF-Seiten, an Video- und Audio-Zeitmarken und auf Screenshots von Websites setzen. Jede Freigabe, jeder Kommentar und jede Version wird protokolliert.
draftgo lässt sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen; zusätzlich gibt es einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif.
Wann Online-Proofing nicht nötig ist
Für einzelne, einmalige Abstimmungen mit nur einer Person und ohne Korrekturrunden reicht oft eine kurze Nachricht. Online-Proofing lohnt sich, sobald mehrere Beteiligte, mehrere Korrekturrunden oder eine nachvollziehbare Freigabe gebraucht werden. Ein Projektmanagement-Tool oder ein Gestaltungsprogramm ersetzt es nicht – es ergänzt beide.
Häufige Fragen
Was bedeutet Proofing?
Proofing ist das Prüfen eines Entwurfs vor der finalen Verwendung. Ursprünglich war der Proof der Korrekturabzug vor dem Druck; heute bezeichnet der Begriff allgemein die Abstimmung und Freigabe von Kreativdateien.
Ist Online-Proofing dasselbe wie ein PDF mit Kommentaren?
Nein. Kommentare in einem PDF bleiben an eine einzelne Datei gebunden und müssen per Mail hin- und hergeschickt werden. Beim Online-Proofing kommentieren alle Beteiligten an derselben Datei, Versionen liegen gebündelt vor und die Freigabe wird mit Status und Zeitstempel dokumentiert.
Brauchen Kunden für Online-Proofing eine eigene Software?
In der Regel nicht. Online-Proofing läuft im Browser. Bei draftgo öffnen Kunden einen Gastlink und kommentieren oder geben frei, ohne ein Konto anzulegen.
Welche Dateien lassen sich online proofen?
Typisch sind PDFs, Bilder und Grafiken, Videos, Audiodateien und Websites. draftgo unterstützt diese Formate mit Kommentaren direkt an der Position, der Seite oder der Zeitmarke; Websites werden als Screenshot der Live-Adresse kommentiert.
Kann ich Online-Proofing kostenlos ausprobieren?
Ja. draftgo bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif und eine 14-tägige Testphase der bezahlten Tarife ohne Kreditkarte.