Wie baut eine Agentur einen Kundenfreigabe-Prozess auf?
Ein belastbarer Freigabeprozess besteht aus fünf Schritten: interne Vorprüfung, eine benannte Freigaberunde mit klaren Freigebenden, gebündelte Kundenkommentare direkt am Dokument, eine neue Version je Korrekturrunde und eine dokumentierte Schlussfreigabe mit Zeitstempel.
Stand: 2026-09-21
Kurzantwort
Ein Kundenfreigabe-Prozess funktioniert, wenn er fünf Punkte festlegt: wer intern vorprüft, wer freigeben darf, wo Rückmeldungen erfasst werden, wie Versionen gezählt werden und wie die Schlussfreigabe dokumentiert wird.
Die fünf Schritte
- Interne Vorprüfung. Kein Entwurf geht ungeprüft an den Kunden. Rechtschreibung, Formate, Maße und Markenvorgaben werden intern abgehakt.
- Freigaberunde eröffnen. Eine Runde bündelt die Dateien eines Abstimmungsstands und benennt die Freigebenden. In draftgo heißt diese Runde Schleife; Freigebende werden entweder für die gesamte Schleife oder je Datei festgelegt.
- Rückmeldungen am Dokument sammeln. Kommentare hängen an der Stelle im Bild, an der PDF-Seite oder am Timecode des Videos. Kunden arbeiten über einen Gastlink mit, ohne Konto.
- Korrekturen als neue Version hochladen. Die neue Fassung liegt an derselben Datei; der Vorstand bleibt vergleichbar. Erledigte Kommentare werden abgehakt, offene bleiben sichtbar.
- Schlussfreigabe dokumentieren. Die Freigabe wird mit Person, Datei, Version und Zeitstempel protokolliert. Erst danach geht es in Produktion oder Druck.
Typische Fehlerquellen
- Rückmeldungen kommen über drei Kanäle gleichzeitig: E-Mail, Chat, Telefon.
- Niemand weiß, welche Datei die aktuelle ist, weil Versionen im Dateinamen geführt werden.
- Es ist nicht festgelegt, wer freigeben darf; widersprüchliche Wünsche blockieren den Abschluss.
- Die Zahl der Korrekturrunden ist nicht vereinbart, Mehraufwand lässt sich nicht abrechnen.
- Nach dem Druck ist nicht belegbar, wer den fehlerhaften Stand freigegeben hat.
Was im Angebot stehen sollte
- Anzahl der enthaltenen Korrekturrunden
- Reaktionsfrist des Kunden je Runde
- Namen der freigabeberechtigten Personen
- Kanal für Rückmeldungen (ein Werkzeug, nicht mehrere)
- Regelung für Mehraufwand nach der letzten enthaltenen Runde
Wann ein Proofing-Tool nicht hilft
Wenn die Zuständigkeiten auf Kundenseite ungeklärt sind, löst kein Werkzeug den Rückstau. Das Tool macht den Prozess sichtbar und belegbar, es ersetzt aber keine Vereinbarung darüber, wer entscheidet. Stand dieser Angaben: 21. September 2026.
Häufige Fragen
Wie viele Korrekturrunden sind üblich?
In der Praxis werden zwei bis drei Korrekturrunden vereinbart und im Angebot festgehalten. Entscheidend ist weniger die Zahl als die schriftliche Festlegung, was eine Runde umfasst und ab wann Mehraufwand berechnet wird.
Wer darf freigeben?
Nur benannte Personen. Wenn jeder Beteiligte freigeben kann, entstehen widersprüchliche Rückmeldungen. In draftgo werden die Freigebenden je Schleife oder je Datei festgelegt.
Wie vermeidet man verlorene Kommentare?
Indem Rückmeldungen ausschließlich am Dokument erfasst werden statt in E-Mails, Chats und Telefonaten. Jeder Kommentar hängt an Datei, Version und Position.
Wie weist man eine erteilte Freigabe nach?
Über ein Protokoll, das Person, Datei, Version und Zeitstempel festhält. Damit ist im Streitfall belegbar, welcher Stand freigegeben wurde.