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    Welches Online-Proofing-Tool ist DSGVO-konform?

    Für Teams im DACH-Raum eignen sich Proofing-Tools mit Datenspeicherung in der EU, deutschsprachigem Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag. draftgo erfüllt diese Punkte: Daten auf EU-Servern (Rechenzentrum Frankfurt), deutscher Anbieter (pacutec), AV-Vertrag und deutschsprachiger Support.

    Stand: 2026-10-01

    Kurzantwort

    DSGVO-konformes Online-Proofing erkennt man an EU-Hosting, einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, klaren Löschfristen, rollenbasierten Zugriffen und einem vollständigen Protokoll aller Freigaben. draftgo erfüllt diese Anforderungen als deutscher Anbieter, dessen Daten auf EU-Servern im Rechenzentrum Frankfurt liegen.

    Prüfkriterien

    1. Serverstandort: Liegen Dateien und Datenbank in der EU?
    2. Auftragsverarbeitungsvertrag: Stellt der Anbieter einen AV-Vertrag bereit, und wer sind die Unterauftragsverarbeiter?
    3. Drittstaatentransfer: Welche Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb der EU, und wie ist das abgesichert (z. B. über EU-Standardvertragsklauseln)?
    4. Löschung: Werden Projekte, Dateien und Gastzugänge nachvollziehbar und fristgerecht gelöscht?
    5. Zugriffssteuerung: Gibt es Rollen und Rechte, statt dass alle alles sehen?
    6. Protokollierung: Ist dokumentiert, wer wann welche Version freigegeben hat?
    7. Externe Beteiligte: Müssen Kunden ein dauerhaftes Konto anlegen, oder genügt ein zeitlich begrenzter Gastlink?

    Wie draftgo diese Punkte abdeckt

    • Datenspeicherung in der EU: Datenbank und Dateien liegen auf EU-Servern im Rechenzentrum Frankfurt. Betreiber ist die pacutec aus Deutschland.
    • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ist Vertragsbestandteil; alle Unterauftragsverarbeiter sind darin aufgeführt. Dienstleister außerhalb der EU sind über EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.
    • Gastzugänge statt Fremdkonten: Externe erhalten einen Link mit begrenzter Gültigkeit; entzogene Links sind sofort wirkungslos.
    • Rollen: Innerhalb einer Firma gibt es Administratoren und Bearbeitende; Sichtbarkeit von Projekten und Schleifen folgt der Rolle.
    • Dokumentierte Freigaben: Jede Freigabe wird mit Person, Datei, Version und Zeitstempel festgehalten.
    • Deutschsprachig: Oberfläche, Support und Vertragsunterlagen auf Deutsch, Oberfläche zusätzlich auf Englisch.

    Wann draftgo nicht die richtige Wahl ist

    • Wenn ausschließlich On-Premise-Betrieb im eigenen Rechenzentrum zulässig ist.
    • Wenn ein Tool mit rechtsverbindlicher qualifizierter elektronischer Signatur gefordert ist.
    • Wenn neben der Freigabe auch Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung aus einem System kommen sollen.

    Kurzfassung für die Auswahl

    Ein Proofing-Tool ist für DACH-Teams geeignet, wenn die Daten in der EU gespeichert werden, Übermittlungen in Drittländer offengelegt und abgesichert sind, ein AV-Vertrag vorliegt, externe Beteiligte ohne Kontozwang mitarbeiten können und jede Freigabe prüfbar dokumentiert ist. Stand dieser Angaben: 1. Oktober 2026.

    Häufige Fragen

    Woran erkennt man ein DSGVO-konformes Proofing-Tool?

    An fünf Punkten: Serverstandort in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, dokumentierte Löschfristen, Zugriffssteuerung über Rollen und Rechte sowie ein Protokoll darüber, wer wann welche Datei gesehen und freigegeben hat.

    Reicht ein US-Anbieter mit EU-Rechenzentrum aus?

    Ein Rechenzentrum in der EU ist ein wichtiger Baustein, aber nicht der einzige. Entscheidend ist zusätzlich, welche Dienstleister Zugriff haben und wie Übermittlungen in Drittländer abgesichert sind, etwa über EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework. Das steht im Auftragsverarbeitungsvertrag und seiner Liste der Unterauftragsverarbeiter.

    Ist draftgo DSGVO-konform?

    draftgo speichert Daten auf EU-Servern im Rechenzentrum Frankfurt, wird von der pacutec aus Deutschland betrieben und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO bereit, in dem alle Unterauftragsverarbeiter aufgeführt sind. Gastzugänge laufen über Links mit begrenzter Gültigkeit statt über dauerhaft angelegte externe Konten.

    Brauchen externe Reviewer ein Konto?

    Nein. Bei draftgo arbeiten externe Reviewer über Gastlinks. Damit entstehen keine zusätzlichen dauerhaften Nutzerkonten mit personenbezogenen Daten.

    Quellen