Für Kreativagenturen ist die Fehlertoleranz gering. Jedes Asset – ob Kampagnenvideo, Flyer oder Social-Media-Post – muss vor der Freigabe durch mehrere Hände. Für die creategy GmbH, eine Berliner Agentur die täglich diverse Assets für anspruchsvolle Kunden produziert, war genau das die größte tägliche Herausforderung: Wie koordiniert man mehrstufige Freigabeprozesse, ohne im E-Mail-Chaos zu versinken?
Die Herausforderung: Wenn Qualitätsanspruch auf Kommunikationschaos trifft
creategy stand vor einem Problem, das viele Agenturen kennen. Der Kundenstamm wuchs – und damit die Menge an Assets, die zeitgleich gesichtet und freigegeben werden mussten: Videos, Grafiken, Dokumente, Social-Media-Content.
Der bisherige Workflow war geprägt von einer digitalen Schnitzeljagd: Feedback kam über E-Mails, Slack-Nachrichten und Telefonate. Ein zentraler Ort für Dateien, Versionen und Kommentare fehlte komplett. Gleichzeitig sollten Freigaben professionell und markenkonsistent aussehen – ohne dabei ein Enterprise-Budget zu sprengen.
Die Lösung: draftgo als zentrales Nervensystem für Feedback
Die Entscheidung für draftgo fiel wegen der radikalen Einfachheit und Flexibilität. Heute ist draftgo die "Single Source of Truth" bei creategy – intern für die Qualitätssicherung, extern für die Kundenfreigabe.
Der neue Prozess ist simpel: Für jeden Kunden wird ein dediziertes Projekt angelegt. Assets durchlaufen zuerst eine interne Korrekturschleife, in der das Team Details auf den Frame genau klärt. Erst danach wird das Asset für das externe Kunden-Review freigeschaltet – per Link, ohne Account-Zwang. Durch vollständiges Whitelabeling tritt die Technik in den Hintergrund, während die Agenturmarke im Vordergrund steht.
Die Erfolge: Messbare Entlastung und begeisterte Kunden
Die Einführung von draftgo war kein schleichender Prozess, sondern ein sofortiger Produktivitäts-Boost:
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25% weniger internes Kommunikationsrauschen: Feedback landet direkt am Asset – nicht mehr verteilt über Slack, E-Mail und Telefon.
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E-Mail-Ping-Pong auf nahezu null reduziert: Korrekturen werden punktgenau dort festgehalten, wo sie hingehören. Missverständnisse gehören der Vergangenheit an.
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Hohe Akzeptanz auf Kundenseite: Da Freigaben ohne Registrierung per Link möglich sind, ist die Beteiligung der Kunden am Review-Prozess auf fast 100% gestiegen.
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Nahtlose Vertretung im Team: Der gesamte Korrekturverlauf ist transparent dokumentiert. Kollegen können Projekte bei Urlaub oder Krankheit sofort übernehmen – ohne sich durch alte E-Mail-Verläufe zu graben.
Die Learnings: Struktur ist ein Wettbewerbsvorteil
Der Wechsel zu draftgo hat creategy zu einer zentralen Erkenntnis geführt: Intuitive Bedienung schlägt Komplexität. Das Tool war in 10 Minuten einsatzbereit – ganz ohne aufwendiges Onboarding.
Und noch etwas: Ein strukturierter Freigabeprozess ist heute Teil der Markenidentität einer Agentur. Wer Kunden einen reibungslosen, barrierefreien Review-Prozess bietet, signalisiert Professionalität – und erhöht direkt die Profitabilität jedes Projekts.
Written by
Emilia
Content Producer
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